Todos sabemos que lidar com pessoas é um desafio enorme, seja pelo âmbito emocional, comportamental, suas entregas e resultados, seus problemas pessoais, que acabam afetando o ambiente de trabalho, personalidade, talentos, enfim, uma infinidade de razões que causam conflitos e dificuldades para a Gestão de Pessoas dentro da empresa.

Devido a estes fatores intrinsecamente humanos, o que nos faz pessoas, as empresas acabam por precisar alterar seus quadros de funcionários, substituir empregados, efetuar mudanças internas, demitir trabalhadores e a lista não acaba por aqui. Seja por necessidade ou estratégia, crescimento ou falhas, o que torna a empresa viva são as Pessoas. Seus ativos mais preciosos.

Na hora de recrutar novos trabalhadores, seja qual for o motivo, a grande questão é sempre o que fazer e como fazer um processo seletivo que seja o mais enxuto possível. Sabe-se por alto que o custo de uma substituição é enorme, embora pouquíssimas empresas saibam isso na ponta do lápis.

Sua empresa sabe quanto custa para contratar ou substituir um funcionário?

Inicialmente sempre será um dilema econômico. Não tem como fugir disso. Temos definido ao se tratar de Recursos Humanos, a palavra recurso refere-se ao dinheiro, somente em uma segunda ou terceira instância fala-se em pessoas como bens intangíveis, talentos de ouro, valor humano que agrega vantagens competitivas à empresa, e assim por diante.

Portanto, o RH, ou como se costumava falar, o DP (Departamento de Pessoal), precisa tomar muitas decisões para ajustar o orçamento ao processo seletivo e deve acertar na escolha dos métodos e, principalmente, na nova contratação, pois como sabemos, uma contratação errada pode causar prejuízos e passivos trabalhistas de valores altíssimos, além de atrasos em projetos e demais atividades envolvidas.

Pensando nisso, deixamos aqui algumas dicas para ajudar neste processo, uma lista para ajudar na hora de montar a estratégia de recrutamento e que pode trazer alguma economia no todo, seja em tempo, pessoas, gastos ou em investimento financeiro:

Definir o Perfil da Vaga

Uma boa descrição de perfil do cargo, com atributos da vaga, salários, projeção de crescimento de carreira, atividades, entregas esperadas, os requisitos necessários e uma breve explanação sobre a cultura da empresa facilitam para atrair candidatos que sejam mais aderentes à vaga

Canais de Divulgação de Vagas

Escolha de Canais de Divulgação adequados - hoje temos uma infinidade de sites e portais onde é possível anunciar as Vagas de Emprego. Escolher sites confiáveis para oferecer a vaga é muito importante. Um portal que possui ofertas expiradas ou gerenciadas por robôs pode não trazer candidatos bons para o recrutamento. Considera-se que poucos ou quase nenhum cargo hoje não possa ser anunciado pela Internet, facilitando o acesso à vaga através de sites de busca, currículo em arquivo, sem necessidade de imprimir, filtros e facilidades que agilizam o processo para ambos os lados.

Triagem de Currículos

Fazer a Triagem dos Candidatos com seriedade e entender a importância de dar uma atenção mais cuidadosa aos Currículos. Infelizmente muitos candidatos ainda penam por escolhas baseadas em análises fracas e discriminações. Candidatos bons são eliminados por erros comuns, seja a formatação do currículo, dados mal escritos, objetivo não condizendo com o título da vaga, falta de um e-mail mais elaborado para se apresentar ao recrutador, excesso de informações no CV, currículos muito extensos, e por aí vai, a lista de regras que excluem currículos é enorme, tudo em nome do tempo. Por ser um trabalho mais operacional, muitas vezes é feito por estagiários, que ainda não possuem experiência para efetuar uma seleção assertiva e justa.

Montar a Triagem organizada em planilha para visualizar melhor os atributos e detalhes de cada candidato. Em virtude da grande quantidade de Currículos recebidos, faz-se necessário usar tabelas onde fique mais simples e rápido de escolher quem seguirá no processo.

Retorno ao Candidato - parte 1

Aos candidatos que não passaram no crivo da triagem é importante que recebam um parecer rápido e simples informando que não foram selecionados à vaga. Um e-mail curto já resolve este quesito e acalma as expectativas dos candidatos.

Entrevistas Iniciais - fase 1

Entrevistas iniciais para checar a aderência do candidato à vaga e confirmar dados do Currículo. Nesta etapa da triagem é importante saber filtrar bem o que se espera do candidato e numa conversa rápida (máx. 15 minutos), extrair dele itens que os dados do Currículo não trazem: um pouco sobre a personalidade, firmeza na voz, vontade de trabalhar, saber se ele conhece sobre o cargo que poderá ocupar, entender como trabalha com outras pessoas, testar alguns conhecimentos sobre a vaga e ver a disponibilidade para seguir no processo seletivo.

Confirmar Qualificações

Confirmação de qualificações e certificações. Nesta etapa checa-se a veracidade dos conhecimentos informados pelo candidato, sejam certificados, referências pessoais, diplomas e documentos que comprovem treinamentos, cursos, etc. Ex.: NR's, MOPP, JAVA, formação, idiomas, etc.

Retorno ao Candidato - parte 2

Os candidatos que não passaram no crivo da entrevista de checagem precisam receber um parecer, para de igual modo não criarem expectativas sobre a continuidade do processo. Pode ser via e-mail ou uma ligação rápida informando sobre a decisão.

É sempre uma abordagem da empresa decidindo, e nunca uma opinião pessoal subjetiva.

Etapa de Testes, Mapeamentos e Dinâmicas

Processo seletivo etapa de testes e dinâmicas, nesta fase a quantidade de candidatos deve ser mínima, em geral fala-se de 5 a 10 pessoas selecionadas, aplicam-se testes para checar atributos de aderência dos candidatos à cultura empresarial, comportamento, competências, lógica, língua estrangeira, e provas mais elaboradas dependendo do nível e cargo a serem assumidos.

Mapeamentos de Perfil Comportamental facilitam muito no match de vaga-candidato. A aderência é maior e a margem de erro na seleção diminui consideravelmente.

Retorno ao Candidato - parte 3

Aos candidatos que não passaram nos testes e dinâmicas informar sobre a descontinuidade do processo. Pode ser via e-mail ou ligação informando sobre a decisão. Neste tipo de retorno ao candidato é importante salientar alguns pontos ao candidato não selecionado referentes ao porquê não foi escolhido, um relatório sobre o perfil, os resultados dos testes ou um feedback sobre o que foi levantado nas dinâmicas pode ajudá-lo a prosseguir mais seguro nos futuros processos de candidatura que poderá participar. Por se tratar de uma etapa mais avançada do processo de seleção espera-se que o recrutador faça isso como forma de empatia e seriedade com o processo em si. Isso mantém a imagem do recrutamento e da própria empresa, seja consultoria de RH ou a contratante, numa posição mais favorável e traz legitimidade ao processo.

Entrevistas - fase 2

Processo seletivo etapa das entrevistas - aqui em geral entra a pessoa do gestor, o líder da empresa que irá trabalhar com o futuro empregado selecionado, deverá participar e até mesmo fazer a entrevista. Em geral as consultorias podem dar o apoio necessário para que as perguntas estejam alinhadas ao cargo e perfil da posição a ser ocupada, além de assessoria para eventuais linhas de pensamento, propósito, missão e visão da empresa, dos gestores e setores envolvidos com vias de ser o mais conciso possível para com o objetivo desta etapa do processo.

Os gestores aqui já devem possuir o relatório dos processos anteriores, resultados dos testes, confirmação das certificações, pareceres dos recrutadores, proposta alinhada com o RH, e claro, esta etapa serão no máximo 3 pessoas entrevistadas, os três que já foram filtrados e selecionados para este momento. O ideal é chegar já com a pessoa pré-selecionada, bastando apenas a confirmação dos gestores envolvidos, o restante do processo já cobriu os requisitos levantados desde o início do recrutamento. Aqui o tempo vale muito, portanto deve ser algo assertivo e rápido.

Todas as pessoas envolvidas no processo de seleção e contratação devem ser levadas em conta nos quesitos de tempo, agendas, custos e valores, ao final tem-se um relatório do custo/investimento feito na recolocação.

Gestão Estratégica de Pessoas

Conforme o desenho do perfil do cargo, os stakeholders (tomadores de decisão) dos processos internos da empresa onde o candidato irá trabalhar devem ser envolvidos. Seja para uma simples reunião de alinhamento da chegada desta pessoa e a apresentação dos relatórios ou para a confirmação final da contratação e proposta final ao candidato. Em geral, empresas com RH mais estratégico fazem isso no momento do perfil de cada cargo dentro da empresa, deixando mais simples o processo de contratação, substituição, promoção e até desenvolvimento dos empregados. Chegando aqui fica mais simples gerir estes processos.

Proposta final, fechamento da seleção, início do processo admissional

Uma vez completas todas as fases anteriores, o RH confirma a seleção ao candidato escolhido e envia a proposta de trabalho formal para o aceite deste. Com a proposta aceita o RH inicia o processo admissional, com marcação de exames médicos, contratos, CLT ou PJ, recomendações finais para a chegada do novo funcionário ou contratado, e já agenda a integração do mesmo já fazendo parte da empresa.

Retorno ao Candidato - parte 4

Aos candidatos finais não selecionados informar sobre a finalização do processo. Pode ser via e-mail ou ligação apresentando a decisão. Nesta fase de retorno aos candidatos que quase foram selecionados é importante salientar pontos ao(s) candidato(s) que a empresa decidiu entre os finalistas e que eles chegaram até esta etapa. Isso agrega valor ao candidato sabendo que chegaram ao final mostrando que seus perfis estavam bem alinhados.  Prover um relatório sobre o perfil, os resultados dos testes e um feedback formal é de suma importância.

Por se tratar da etapa final do processo de seleção espera-se que o recrutador faça isso como forma de empatia e seriedade com o processo em si. Isso mantém a imagem do recrutamento e da própria empresa, seja consultoria de RH ou a contratante, numa posição mais favorável e traz seriedade e legitimidade ao processo.

Considerações finais

Esta é uma abordagem genérica de Recrutamento e Seleção com um viés mais estratégico e pleno. Leva-se em conta que a empresa já possua a visão de Gestão Estratégica de Pessoas implementada. Em vistas de economia e agilidade, quando a organização possui estes processos bem mapeados e em pleno funcionamento recolocar uma pessoa ou contratar uma nova posição se torna algo simples e fácil, com demandas e riscos bem diminuídos.

Fale conosco se sua empresa ou RH precisa de ajuda com estes pontos abordados aqui, será um prazer ajuda-los e chegarmos juntos a soluções melhores e mais ágeis para que sua organização tenha sucesso!