Apresentamos um modelo que denominamos "Meu Caderno na Nuvem", com o propósito de ajudar os novos colaboradores a enfrentar o desafio de aprender, rapidamente, os processos de uma Organização.

Este modelo está na galeria de modelos do sites.google.com e pode ser copiado e adaptado de acordo com as necessidades de cada colaborador.

O objetivo deste modelo é ajudar os novos colaboradores de uma organização a registrar o conhecimento recebido de outros colaboradores no dia-a-dia, de forma estruturada.

O conhecimento está distribuído na cabeça de várias pessoas e o desafio do novo colaborador é “fazer download” desses fragmentos de conhecimento, registrá-los no modelo proposto, e depois “fazer upload” para a sua cabeça, para aprender mais. Como benefício secundário, o colaborador poderá ajudar o próximo, compartilhando as informações com outros colaboradores recém contratados, para diminuir a aflição dos mesmos na curva de aprendizado.

Adquirindo o conhecimento

Geralmente, as organizações não possuem um manual de procedimentos operacionais para treinar os novos colaboradores. O conhecimento está distribuído na cabeça de várias pessoas.

O treinamento, quando é realizado, não passa todos os detalhes dos procedimentos operacionais, tornando difícil a vida do novo colaborador, que fica angustiado e sofrendo quando tem que interromper o trabalho dos colegas para fazer perguntas.

Angústia e sofrimento aumentam quando a mesma pergunta é feita repetidas vezes. A situação se agrava quando quem ensina não tem tempo disponível e está sob pressão.

Compartilhando o conhecimento

Neste modelo, todo o conhecimento adquirido e registrado pode ser compartilhado com os colegas ou com o chefe imediato, para fins de revisão e correção.

O novo colaborador pode ler e recordar os procedimentos, sempre e em todo lugar, evitando, deste modo, a interrupção do trabalho dos colegas, porque a pesquisa no modelo agiliza as consultas. A rapidez na obtenção de informações beneficia quem está aprendendo e quem está ensinando.

Gradativamente, o novo colaborador vai aprendendo e, com o passar do tempo, as consultas ao site tornam-se menos freqüentes.

Quando não precisar mais ler para recordar como fazer os procedimentos operacionais, o ex-novo colaborador estará apto a ensinar de forma produtiva, compartilhando o conhecimento adquirido com os novos colaboradores.

Esta é uma forma de fazer o conhecimento fluir nas organizações de forma rápida, produtiva e com uma precisão maior do que no estilo boca-a-boca.

Este modelo contém exemplos para ajudar os novos colaboradores no início, baseados em livros que estão citados no item "Referências".

Embora os exemplos sejam estruturados conforme ensinado nos livros referenciados, nada impede que o colaborador crie documentos em texto, sem qualquer tipo de estrutura.

Além disso, é possível descartar todos os exemplos fornecidos e criar os próprios, ou, ainda, adicionar imagens, vídeos, planilhas, documentos ou links. Enfim, é um caderno multi media, que pode ser acessado do computador, smartphone ou tablet. Deste modo, você pode ler e recordar sempre que tiver uma folga.

Como criar o seu caderno copiando o modelo

O primeiro passo para criar o seu site com base no modelo é abrir uma conta no www.google.com, se você não tiver uma.

Faça login na conta e acesse https://sites.google.com.

Clique no botão “Criar”.

Clique na caixa de texto que contém “Navegue na galeria para ver outros modelos”.

Selecione o modelo “Meu Caderno na Nuvem”.

A partir daí, siga as instruções contidas em sites.google.com, que você conseguirá criar o seu site rapidamente, a partir do modelo fornecido.

Depois faça as adaptações de acordo com suas necessidades.

Para ajudá-lo nas adaptações, seguem algumas dicas.

Dicas para alterar o modelo

Os dados do site estão armazenados em https://drive.google.com.

Quando você alterar um arquivo armazenado em drive.google.com, que esteja sendo referenciado pelo site, a alteração aparecerá, automaticamente, no site.

Uma das mudanças que você precisará fazer será nas planilhas do modelo de site, pois você não terá permissão para alterar as planilhas do modelo. Você precisará copiar a planilha do modelo, registrar os seus dados na cópia, remover a planilha do modelo e adicionar a sua planilha.

Para copiar uma planilha do modelo de site, para armazenar em drive.google.com, clicar no link que fica abaixo da mesma e que começa com “Abrir”, selecionar File / Make a Copy…, alterar o nome e clicar em OK.

Para registrar os seus dados na planilha copiada, você deve acessar drive.google.com e selecionar a planilha.

Para remover uma planilha do modelo de site, clicar no ícone “Editar página” (tem a aparência de um lápis e fica na parte superior da página, à direita) e, em seguida, clicar no ícone “Remover” (tem a aparência de um “X” e fica acima da planilha).

Para adicionar uma planilha, por exemplo, do drive.google.com numa página do site, basta editar a página e selecionar no menu a opção Inserir / Drive / Planilha, que aparecerá uma lista com as planilhas disponíveis para você selecionar.

Para permitir a edição de uma planilha a um aluno, o proprietário da planilha (o professor) deve abrir a pasta que contém a mesma em drive.google.com, clicar com o botão direito na planilha, selecionar “Share…”, digitar o endereço de email do aluno a ser autorizado, selecionar o tipo de acesso “Can Edit” e clicar no botão “Done”.

Veja o modelo "Meu Caderno na Nuvem" neste link: https://sites.google.com/site/leioerecordocomofazer/

Para ver mais um exemplo de como registrar o conhecimento, visite o Blog www.aservico.com.br e leia o Post http://aservico.com.br/Doc/ferramenta-que-estou-usando-para-documentar-o-processo-do-home-office/.